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展会期间的组织协调工作


[中华轴承网]  2013/10/23 11:15:00  阅读次数:4820  作者:中华轴承网
一、展览会布展期的工作安排 
1、设立场地前台接待 
⑴负责参展企业报到登记
⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认
⑶派发参展企业在参会期间的参会指南 
⑷进行一些相关企业的咨询活动,介绍展场的大体安排情况 
2、酒店接待处 
⑴设立前台接待处
⑵进行参展展商住宿登记
⑶住宿表要求 :a.企业名称 b.房间号码 c.酒店联系电话 d.房主姓名 
⒊场馆现场协调工作
⑴负责监督现场施工,即根据参展企业要求进行装修的展位施工
⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作 
⑶为企业协调现场租赁业务 
⑷根据企业报名表,布置安排会场场外的广告宣传(一般为参展企业根据要求而设立的) 
⒋交通运输安排及搬运工作 
⑴企业运输展品的接待及装卸 
⑵搬运工作协调 
二、展览会的开幕式组织工作 
     在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成,准备迎接参观者的参观,如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。 
1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单
2、确定邀请参展企业的记者名录 
3、开幕式的场地搭建要求 
⑴挑选突出的位置;一般设为展厅大门正前方 
⑵要求布展的庄重大方 
⑶要求放音设备到位 
⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求 
⒋开幕式主持人讲话内容的审定,及参加嘉宾讲话内容的审定要求:简单明了,突出主题,在最短的时间内表达中心
⒌开幕式时间建议为10-15分钟
⒍开幕式结束后,带领嘉宾参观及讲解的人员到位,以及会后的安排工作 
三、展览会召开期间的组织工作 
     展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作,前期大量的组织工作得到体现在于几闰的展览会效果,参展商满意,参观者满意,才能说明展会的成功。 
     要求: 
⒈做好大会的参观人数的统计、分类。
⒉发放大会的展览会刊(每天定时发放,要根据参观对象的身份发放)
⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作,做好研讨会与展览会有机结合
⒋做好最后的中间人形象,积极为企业牵线搭桥,为企业服务 
⑴为企业提供洽谈间(休息室) 
⑵为企业提供签订合同场所 
⑶及时将参观者的信息反馈给企业 
⑷积极与企业沟通,了解企业的想法及要求 
⒌统计大会的成交额做好记录 
⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议 
⒎根据参会信息,再次邀请参会企业参加第二年的展会 
四、撤展 
     展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时,进行会场登记情况工作和出访工作。 
派送撤馆通知要求: 
     1、保持馆内秩序 
     2、要求每个参展商清理自己的展品,并保管好 
     3、按照先后有序的组织出馆工作 
     4、进行最后的清理工作 
五、会后总结 
     展览会的会后总结,是以后展览会的延续,也是成功案例的表现,因此项目经理在结束整个展会后,要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析,以便今后工作的合理开展。 

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